Главная / Работа / Правила деловой переписки

Правила деловой переписки

Правила деловой перепискиВ деловом письме вроде бы все вопросы сформулированы красиво, а в ответ – молчание. Жаль времени, если ответа нет.

Как повысить эффективность деловых писем? Как их правильно оформить?

«Для Вас», «Новость», «Коммерческое предложение». Если подобное письмо получено, то это спам. Немного слов в теме способны привлечь получателя или письмо пойдет в корзину. Тема первой бросается в глаза. Ее необходимо правильно сформулировать.

Кратко сформулируйте в теме письма основное содержание. Писать необходимо максимально конкретно. Если Вы предлагаете сотрудничество, то постарайтесь передать в теме то, что касается интересов адресата. Он должен понять полезность письма для него. Если же вы планируете переписку с западным партнером, а хорошими знаниями языка не обладаете, будет полезно обратиться в - там вам помогут и с переводами и с составлением документов на иностранных языках.

Нельзя отправлять любые файлы, не сопроводив их письмом. Это означает войти в кабинет партнера и не поздороваться. Затем швырнуть на стол документы. Сопроводительное письмо следует начинать с обращения по имени отчеству к руководителю, старшему по возрасту. Только по имени – к тем, кто общается таким образом. Перейти к фамильярному обращению получатель должен предложить сам. Если не догадываетесь , как лучше, называйте полностью. Если не знаете имени, обращайтесь «Уважаемые коллеги».

В самом начале Вашего письма напомните адресату об обстоятельствах начала Вашего сотрудничества. Этим Вы напомните партнеру, кем Вы являетесь и с какой целью пишите. Никогда не помешает выразить признательность за что-то.

Далее следует переходить к деловой основе или содержанию письма. Повод, по которому Вы обращаетесь, необходимо сформулировать коротко, одной емкой фразой. Учитывайте то обстоятельство, что читать с экрана труднее, чем с листа. Поэтому основную мысль нужно довести быстро и конкретно. Помните, что лучше запоминаются первые фразы. Если основную мысль вставить в середину, она, скорее всего, не будет воспринята. Разбейте письмо на абзацы. В каждом абзаце выделите главную мысль. Если хотите обсудить не один вопрос, выстраивайте их поочередно. Избегайте писать длинно. Если проблема слишком объемная, выделите ее отдельным файлом, который приложите к письму. Это будет удобно получателю, который сохранит файл в папке или распечатает.

 

Прокомментировать


НАВЕРХ